Productexport Exact Globe – Magento

In aflevering 1 van deze serie artikelen over de koppeling tussen Exact Globe en Magento heb ik een kleine introductie gegeven op de functionaliteiten. In deze aflevering ga ik dieper in op de export van artikelen vanuit Exact naar Magento.

Door de grote verscheidenheid aan bedrijven die met Exact werken kunnen de types artikelen enorm verschillen. Zo zullen productiebedrijven Exact op een andere manier hebben ingericht dan handelsbedrijven. Zelfs binnen die laatste categorie zijn er vele variaties denkbaar waarop men met artikelbeheer omgaat in Globe. Omdat de koppeling ‘in principe’ standaard software is zonder maatwerk, zijn er een aantal uitgangspunten waar rekening mee gehouden moet worden.

Productgroepen

Veel bedrijven hebben meerdere productgroepen. De artikelen in deze productgroepen of categorieën bezitten vaak dezelfde groep eigenschappen. Bijvoorbeeld: een computer heeft eigenschappen voor processor, geheugen en opslag. Maar een camera heeft compleet andere eigenschappen zoals aantal megapixels, optische zoom, opslagmedium etc. In Exact zijn er verschillende manieren om deze productgroepen te definiëren:

• Assortimenten
• Artikelgroepen (Systeem > Logistiek > Artikelgroepen)
• Artikelnummer prefix (vaak in combinatie met assortimenten, artikelgroepen)

Onze klant gebruikte de assortimenten. In Magento verhouden bovenstaande indelingen zich meestal tot attribute sets. We zullen dus een mapping aan moeten maken zodat bij het aanmaken van een artikel de juiste attribute set gebruikt wordt. Dit is mede noodzakelijk omdat een attribute set niet naderhand nog toegevoegd kan worden aan een artikel, dit moet bij het aanmaken gebeuren.

Ok, de mapping staat ingesteld, next stop: attributen.

Attributen

Bij het aanmaken van aan product in Magento worden een aantal artikeleigenschappen standaard gebruikt. Dit zijn:

• SKU
• Artikelnaam
• Prijs

Naast deze standaard producteigenschappen kunnen ook extra eigenschappen worden meegegeven. Dit werkt door middel van de vrije velden op tabblad extra in het artikel onderhoud. Vervolgens kan zo’n veld gekopieerd worden richting Magento.

Belangrijk is dat deze attributen ook allemaal aan de in de vorige paragraaf besproken attribute set toegevoegd zijn.

In de instellingen van de koppeling kan aan de SKU een prefix worden meegegeven. Zodat bijvoorbeeld artikelnummer 12345 in Magento pf_12345 wordt, als je als prefix ‘pf’ invult. Dit is om er zeker van te zijn dat de SKU uniek is in Magento, ook als je meerdere Exact administraties aan 1 Magento installatie gaat koppelen. Daarnaast kan je in de instellingen aangeven aan welke website het artikel gekoppeld moet worden. Tot slot kan de vertaling van BTW-codes naar BTW-klasses ingesteld worden.

Configurable products

Als je al bekend bent met Magento dan weet je dat configurable products aangemaakt worden aan de hand van simple products met specifieke attributen, waardoor er  bijvoorbeeld gekozen kan worden voor een maat en een kleur op een productpagina.

Stel je wilt gebruik maken van deze configurable products en je wilt ook dat ze automatisch worden aangemaakt door de koppeling. Hoe pak je dat aan?

Ten eerste heb je module E-Matrix of module E-Stuklijst nodig als module in je Exact installatie. Daarmee kan je middels 1 hoofdartikel meerdere sub-artikelen aanmaken op een makkelijker manier. Stel je hebt van een broek 2 kleuren en 5 maten. Code voor zwart is ‘1’ en voor wit is ‘10’, de maten houden hun eigen code.

12345 –> broek

12345-1-S -> broek zwart S

12345-1-M -> broek zwart M

12345-1-L -> broek zwart L

12345-1-XL -> broek zwart XL

12345-1-XXL -> broek zwart XXL

12345-10-S -> broek wit S

12345-10-M -> broek wit M

12345-10-L -> broek wit L

12345-10-XL -> broek wit XL

12345-10-XXL -> broek wit XXL

In Magento wil je dan voor het hoofdartikel 12345 een configurable product aanmaken met als onderliggende artikelen de simple products met kleur en maat.

Ten eerste zorg je er ervoor dat je attributen en attribuut sets correct hebt ingesteld (de attributen moeten van het type Dropdown zijn en Used To Configurable Products moet op Yes staan).

Vervolgens zorg je ervoor dat in Exact de artikelen aan de juiste attribute set gekoppeld worden, zoals eerder uitgelegd. Per matrixeenheid (heb geen ervaring met E-Stuklijst) kan vervolgens aangegeven worden welke attribuut het is. Dit doe je door in het veld Extra de naam van het attribuut in Magento op te geven (in dit voorbeeld dus color en kledingmaat).

Exact instelling van matrixeenheid kleur.

Exact instelling van matrixeenheid maat

Bij het aanmaken van de artikelen worden eerst alle simple products aangemaakt. Als de attribuutwaardes (S, M, L etc.) nog niet bestaan in Magento worden deze automatisch aangemaakt. Bij het artikel worden de attributen ingevuld. Aan het eind van de run worden de configurable products aangemaakt, waarbij de eerder aangemaakte simple products gelinkt worden.

Voorraad en levertijden

Als de artikelen eenmaal in Magento staan, is het natuurlijk handig om ook de voorraad die in Exact staat te communiceren naar Magento. Deze voorraadsynchronisatie is een continu proces waarvan je de frequentie zelf kan instellen. Omdat het per bedrijf kan verschillen hoe de beschikbare voorraad berekend moet worden, gebeurt dit in een database view. Voor bijvoorbeeld SportshopsDirect geldt dat ze de huidige Plankvoorraad – Te Leveren – Gereserveerde Voorraad naar de webshop willen communiceren. Mocht je dus zelf een andere berekening gebruiken dan ben je daar vrij in.

Naast de voorraad is het ook mogelijk, wederom via een view, een bepaalde verwachte leverdatum mee te geven naar Magento. Dit zal in principe alleen nodig zijn voor artikelen die niet voorradig zijn. Je zal hier wel zelf een attribuut voor aan moeten maken in Magento en die ontsluiten naar de frontend.

Artikelstatus

In Exact kan een artikel de status Actief, Vervallen, Geblokkeerd, Non-Actief, Toekomstig hebben. SportshopsDirect werkt vooral met Actief en Vervallen. Actief is standaard, Vervallen is een artikel als deze nog wel verkocht maar niet meer ingekocht kan worden. Dit is gelijk aan de instelling in Magento bij artikelen om Backorders wel of niet toe te staan. Daarom is dit ook 1 op 1 overgenomen als instelling.

Conclusie

Uit het lange verhaal blijkt al dat de koppeling zeer uitgebreid is en daardoor ook wellicht wat complex zo op het eerste gezicht, maar dat is inherent aan ERP. Als je al langere tijd werkt met Exact zullen veel zaken bekend voorkomen en veel van die zaken wil je vertalen naar je webshop. De Dealer4Dealer koppeling maakt hierin veel mogelijk. Ben je geïnteresseerd in een koppeling tussen je op Exact draaiende backoffice en een moderne Magento webwinkel, neem dan contact met ons op. In het volgende deel zal ik verder ingaan op klant synchronisatie.

Geschreven door Bart Pit

23 February 2011 - Geen reacties