Bij e-commerce projecten zijn vaak meerdere partijen betrokken, zowel aan de kant van de opdrachtgever (o.a. de eigenaar, de shopmanager, contentbeheerder, magazijnmedewerkers) als aan onze kant (o.a. de (frontend- en backend-) developers, de designers, de projectmanager). Dan is het wel zo handig als al deze mensen over dezelfde informatie beschikken en er één centrale plaats is waar alle informatiestromen bij elkaar komen.

Uiteraard blijft het ’slechts’ een tool en staat of valt het succes bij goed gebruik ervan, maar als dit in je organisatie past kan het je goed ondersteunen in het managen van projecten. Bij Realvine gebruiken we daar sinds kort de projectmanagement software van ActiveCollab (AC) voor.

ActiveCollab

Alle communicatie met betrekking op het project verloopt via het systeem en alle partijen hebben hier toegang toe. Het systeem is web-based en daardoor voor alle betrokkenen eenvoudig bereikbaar via elke browser. Belangrijkste onderdelen hierin zijn Milestones, Magento Checklist, Tickets en Discussions…

Milestones

Hier delen we het project in in verschillende fasen, allen met een begin- en einddatum en de persoon wie verantwoordelijk is voor deze fase. Bij elke fase staat ook een countdown teller met hoeveel dagen er nog te gaan zijn per fase.

Magento Checklist

Dit is een lijst van (momenteel) tegen de 200 checks in 15 categorieën,

elk toegewezen aan een member in het ecommerce team. In de basis gaat het hier om de door ons ontwikkelde Magento Checklist, aangevuld met checks welke specifiek zijn voor het project. Denk aan ‘Controle BTW tarieven’ of ‘Favicon plaatsen’.

Ook staan er veel taken in voor de opdrachtgever, met name betreffende het aanleveren en controleren van informatie over koppelingen en content. Handig hierbij is dat we de generieke Magento Checklist kunnen kopiëren naar een nieuw project. Verschillende checklists kunnen worden gekoppeld aan een milestone en alle checks moeten voldaan worden voor afronding van de milestone. Bij checklist items kunnen géén reacties worden geplaatst.

Tickets

Reacties plaatsen kan wél in het ticketsysteem. Dit werkt als elk ander ticketsysteem: iemand (meestal de opdrachtgever) maakt een ticket aan met een specifieke vraag/ opdracht en kan dit eventueel toewijzen aan een persoon, koppelen aan een milestone en een ‘Due date’ meegeven. Iedereen kan er op reageren en alle betrokkenen worden via e-mail op de hoogte gehouden van de reacties en de status. Denk hierbij aan ‘Er staat een typo in de contactgegevens, het juiste adres is….’. Handig hierbij is dat je ook gewoon vanuit je mailprogramma een reply kan sturen naar het systeem zonder te hoeven inloggen.

Discussions

Hier vinden discussies plaats waar ook iedereen op kan reageren. Het verschil met tickets is dat het hier niet om specifieke taken gaat, maar om algemene discussies. Denk hierbij aan ‘We zaten eerst te denken aan betaalprovider X maar nu heeft betaalprovider Y ons een heel leuke aanbieding gedaan, wat denken jullie?’.

Naast bovenstaande kernzaken heeft het systeem ook nog de volgende features:

Dashboard

Op deze plaats komt de laatste informatie binnen het project samen. Er staat een overzicht van de laatste gebeurtenissen in het project en de voortgang van het project is zichtbaar d.m.v. een progress bar. De eerstvolgende milestones staan weergegeven en een lijst van alle personen die betrokken zijn bij het project.

Assignments

Hier staat een overzicht van alle aan jou toegewezen taken over alle projecten, je persoonlijke to-do lijst dus.

Time (intern)

Hier boeken we de uren die we maken op het project om dit later m.b.v. reports module te kunnen evalueren.

Planning (intern)

Hier staat een overzicht van alle tickets maken we intern een urenplanning per milestone/checklist/ticket. Deze planning kan vervolgens worden weergegeven in een Gantt-chart.

Reports (intern)

Reports gebruiken we intern om over alle projecten heen te kijken en te kunnen zien hoeveel uren de verschillende onderdelen in een project gekost hebben en of dit overeenkomt met de gegevens in de planning module. Met dit inzicht kunnen we voor nieuwe projecten betere inschattingen maken, kijken waar eventuele knelpunten zitten en zo onze efficiëntie verhogen.

Files

Aan Discussions en Tickets kunnen al bestanden worden toegevoegd als bijlage, mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan het uploaden van bestanden dan kan dat hier.

Toegang met je mobiel

Ook onderweg kan alles gewoon bekeken worden: AC beschikt namelijk over een interface voor de mobiele telefoon.

De planning loopt uit!
Of het nu komt doordat de CRM leverancier niet kan koppelen, de designer een keer extra terug naar de tekentafel moet of omdat er simpelweg is besloten een bepaald onderdeel uitgebreider of anders aan te pakken: het kan altijd voorkomen dat onderdelen van een project uitlopen. Geen probleem in AC: milestones kunnen namelijk verschoven worden. En het mooie is dat alle zaken (andere milestones en tickets) die van die milestone afhankelijk zijn automatisch meeschuiven (als je dat wilt). Op die manier kan het systeem altijd up-to-date blijven met de laatste ontwikkelingen.

We zijn bij Realvine erg tevreden met dit systeem, het bevalt stukken beter dan het oude systeem (Basecamp).

Belangrijkste voordelen zijn: centraal punt voor alle communicatie, meer overzicht en inzicht en vooral: klanten die nog meer tevreden zijn!